نوبتدهی پیامکی(SMS scheduling)، یکی از ابزارهای نوین مدیریت زمان و خدمات است که برای کسبوکارها و سازمانهای مختلف، بهویژه مراکزی با حجم بالای مراجعین، اهمیت بسیاری دارد. این سامانه هوشمند با ارسال پیامکهای خودکار، امکان رزرو، یادآوری و مدیریت نوبتها را به شکلی ساده و کارآمد فراهم میکند. با استفاده از سیستم نوبت دهی پیامکی، میتوان از مزایایی چون کاهش خطاهای انسانی، صرفهجویی در زمان، افزایش رضایت مشتریان و بهبود اعتبار کسبوکار بهرهمند شد. اگر به روشی ساده، سریع و کارآمد برای مدیریت نوبتها و ارتقای کیفیت خدمات خود نیازمند هستید، سامانه نوبتدهی پیامکی بهترین گزینه برای شماست؛ در این مقاله از آموت به بررسی امکانات، مزایا و کاربردهای سامانه نوبتدهی پیامکی و نحوه عملکرد آن پرداختهایم. با ما همراه باشید.
سامانه نوبت دهی پیامکی چیست؟
سیستم نوبت دهی با پیام کوتاه یک فرایند اتوماتیک و 24 ساعته است که نوبت مراجعین را ثبت کرده و ارسال میکند. شما میتوانید با ثبتنام در یک پنل پیامکی که به ماژول نوبت دهی SMS مجهز است، در هر ساعت از شبانه روز و در زمانی کوتاه نوبت مراجعین را ثبت کنید. مشتریان از این طریق این امکان را دارند که به راحتی قرار ملاقات یا دریافت خدمات را رزرو کرده و زمان تقریبی مراجعه را مشخص نمایید. این سیستم علاوهبر نوبت دهی، امکان بازاریابی آنلاین را نیز برای کسب و کار شما فراهم کرده و به پنل مدیریت مشتریان متصل میگردد. در واقع با استفاده از سامانه نوبت دهی پیام کوتاه میتوان شماره موبایل مشتریان را ثبت، و از آن برای ارائه خدمات یا بازاریابی پیامکی نیز استفاده نمود.
مزایا نوبت دهی پیامکی
استفاده از پنل نوبت دهی پیامکی مزایای بسیار زیادی به دنبال دارد که در ادامه به مهمترین موارد آن اشاره کردهایم:
- افزایش بازدهی کارکنان و امکان تمرکز روی کارهای مهمتر از نوبت دهی
- راهاندازی ساده از طریق پنل پیامکی
- صرفهجویی در زمان مشتریان
- افزایش رضایت مراجعین
- افزایش اعتبار کسب و کار به عنوان یک برند
- تقویت بازاریابی پیامکی و آنلاین
- کاهش خطاهای انسانی در نوبت دهی
- هزینه مناسب راهاندازی پنل نوبت دهی اس ام اسی
- امکان تعریف الگوی نوبت دهی با توجه به شرایط شما
- بدون نیاز به نیروی انسانی و تجهیزات خاص
امکانات پنل نوبت دهی پیامکی
نوبت دهی پیامکی یکی از مهمترین ابزارهایی است که فرایند کاری سازمانها و کسب و کارها را از حالت سنتی خارج کرده و به یک حالت مدرن تبدیل میکند. پنل پیامکی هوشمند امکانات فوق العاده و زیادی را در اختیار شما قرار میدهد که در ادامه به مهمترین موارد آن اشاره میکنیم.
رزرو یادآوری نوبت
اولین امکاناتی که پنل پیامکی در اختیار شما قرار میدهد، امکان رزرو نوبت توسط مشتریان است. مشتریان میتوانند جهت دریافت خدمات زمان مراجعه خود را مشخص کرده و در زمان تعیین شده به محل ارائه خدمات مراجعه کنند. علاوهبر این سیستم آنلاین نوبت دهی پیامک، قرار ملاقات یا زمان نوبت را به مشتریان یادآوری کرده و از فراموش شدن نوبت جلوگیری میکند.
امکان لغو نوبت یا نوبت دهی مجدد
گاهی ممکن است برنامه افراد مطابق با انتظاراتشان پیش نرفته و زمانبندیها تغییر کند. از این رو سیستم نوبت دهی با پیام کوتاه امکانات لازم جهت لغو یا تغییر زمان نوبت را فراهم میکند.
امکان سفارشی سازی پیامکها
پنل نوبت دهی اس ام اسی در واقع نوعی منشی پیامکی است که خدمات را مطابق با نیاز شما ارائه میکند. در سامانه نوبت دهی پیامکی میتوانید SMSهایی که از طریق پنل ارسال میشوند را به طور کامل سفارشی سازی کنید و نام برند، نوع خدمات، پیامهای تبلیغاتی و… را نیز به آن اضافه نمایید. همچنین میتوان نوبت دهی و ارائه خدمات پیامکی را بر اساس ترجیحات مشتریان تنظیم نمود.
همگامسازی با سایر سیستمها
پنل پیامکی هوشمند قابلیت اتصال و ادغام با سایر سیستمهای مدیریت مشتریان مثل CRM را دارد و قادر است خدمات متعددی را به صورت همزمان ارائه کند. شما میتوانید این پنل را به تقویم دیجیتال متصل کنید و زمانبندیها را چندین برابر دقیقتر انجام دهید.
ارائه گزارشهای دقیق
سیستم نوبت دهی پیامکی آموت نه تنها امکانات مربوط به رزرو نوبت را ارائه میکند، بلکه گزارشهای مرتبط با ارائه خدمات را نیز هم به مشتریان و هم به صاحبان مشاغل تحویل میدهد. افراد از این طریق میتوانند روند دریافت خدمات را مشاهده کنند؛ همین موضوع به طور غیر قابل باوری باعث افزایش رضایت آنها خواهد شد.
کاربردهای سامانه نوبت دهی پیامکی
پنل نوبت دهی اس ام اسی کاربردهای متعددی در کسب و کارها و سازمانهای مختلف دارد که اشاره به تمام آنها ممکن نیست. به طور کلی نوبت دهی با پیامک در تمام مشاغلی که مراجعه کنندگان زیادی دارند کاربرد دارد. در ادامه به متداولترین کاربردهای سامانه پیامکی نوبت دهی پرداختهایم.
خدمات پزشکی
یکی از متداولترین کاربردهای سیستم نوبت دهی که به طور قابل توجهی بازدهی کار را افزایش میدهد، سامانه نوبت دهی خدمات پزشکی است. نوبت دهی مطب، کلینیک، آزمایشگاه، بیمارستان و… را میتوان با یک پنل پیامکی به سادهترین روش انجام داد. بیماران نوبت خود در مراکز درمانی و بهداشتی را رزرو کرده و در زمان مقرر حضور پیدا میکنند. این کار نه تنها مدت زمان انتظار مددجویان را کاهش میدهد، بلکه نیاز به حضور فیزیکی در مراکز و مشکل شلوغی آنها را نیز برطرف میکند.
مراکز آموزشی
یکی دیگر از کاربردهای پنل نوبت دهی پیامکی، استفاده در موسسات و سازمانها آموزشی است. مراکز آموزشی میتوانند با خرید خط خدماتی تمام برنامهها مثل جلسات، برگزاری دورهها، زمانبندی کلاسها، ثبت نام و… را به صورت پیامکی اجرا کنند؛ این کار تا حد زیادی به صرفهجویی در زمان و هزینه موسسات کمک میکند.
سازمانها و ادارات
تمام مراکزی که به مراجعین خدمات ارائه میکنند، احتمالا در ساعاتی از روز با شلوغی، مشکل در نوبت دهی و مدیریت مشتریان مشکل دارند. سامانه نوبت دهی با پیام کوتاه میتواند قرار ملاقات یا زمان ارائه خدمات به هر شخص را مشخص کرده و از ازدحام در محل کار جلوگیری کند؛ همچنین استفاده از این سیستم به طور قابل توجهی بار کاری پرسنل را کاهش میدهد. ادارات، موسسات، بانکها، سازمانهای خصوصی و… همگی میتوانند از این سیستم جهت تسهیل امور داخلی و خدماتی خود استفاده کنند.
نحوه عملکرد سیستم نوبت دهی پیامکی
نحوه عملکرد سیستم نوبت دهی پیامکی به عوامل مختلفی مثل امکانات ارائه شده، نوع پنل پیامکی، سرویسهای مرتبط و… بستگی دارد. به طور کلی این سیستمها دارای برنامههای هوشمند و اتوماتیکی هستند که با انجام یک سری تنظیمات ساده به راحتی خدمات را ارائه میکنند. شما باید در پنل پیامکی یک حساب کاربری بسازید و الگوی نوبت دهی، ارسال پیامک و ارائه خدمات را مشخص نمایید. به عنوان مثال میتوانید تعیین کنید که با ارسال عدد 1 از سمت مشتریان، نوبت آنها به صورت پیامکی ارسال شود؛ همچنین با ارسال عدد 2 نوبت فرد لغو گردد. بنابراین عملکرد پنل نوبت دهی اس ام اسی کاملا به ترجیحات و نوع ارائه خدمات شما بستگی دارد.
مشتریان یک کلمه کلیدی مشخص مثل اعداد، یا کلماتی مثل رزرو و… را ارسال میکنند و سامانه با تشخیص آن، نوبت فرد را همراه با تاریخ و زمان مراجعه ارسال میکند. این کار در چند ثانیه انجام میشود و نوبت هر فرد با توجه به شماره تلفن در سیستم ثبت میشود. شما میتوانید در کنار اطلاعات مربوط به نوبت، موارد دیگری مثل تبلیغات، توصیهها و… را نیز در قالب پیامک برای مشتریان ارسال نمایید. همچنین پنل را به گونهای تنظیم کنید که مدتی قبل از رسیدن نوبت، پیام یادآوری را به مشتریان نیز ارسال شود.
آموزش کار با سیستم نوبت دهی پیامکی
در ادامه مراحل کار با سیستم نوبت دهی پیامکی را بررسی کردهایم:
- برای کار با سیستم نوبت دهی پیامکی لازم است ابتدا وارد پروفایل کاربری خود شده و یک عنوان جدید باز کنید. در این عنوان نوع خدمات خود را به همراه شماره فرستنده مشخص نمایید.
- قبل از این کار با خرید خط اختصاصی یک شماره ثابت را برای پنل خود انتخاب میکنید که مشتریان آن را به عنوان سامانه خدماتی شما میشناسند.
- در مرحله بعد کلیدواژههایی که قرار است مشتریان با ارسال آن نوبت دریافت کنند را مشخص نمایید.
- نوع نوبت دهی (تصادفی یا نیاز به تایید) را مشخص کنید.
- متنی که همراه با اطلاعات مربوط به نوبت ارسال میشود را بنویسید؛ شما میتوانید متن مربوط به هر شرایط مثل پر شدن نوبت، فرا رسیدن زمان نوبت دهی و… را به صورت جداگانه طراحی کنید تا هر کدام از خدمات متن متفاوتی داشته باشند.
- در پایان با تایید اطلاعات مربوط به پنل نوبت دهی با پیام کوتاه، سیستم را به کار بیاندازید.
گزارشگیری پنل نوبت دهی پیام کوتاه
یکی از بخشهای مهم سیستم نوبت دهی پیامکی، قسمت گزارش گیری آن است. شما میتوانید پیامهای ارسالی هر شماره تلفن را بررسی کرده و خدماتی که دریافت شده را در پنل مشاهده کنید. همچنین نوبتهایی که برای هر فرد تعیین شده را در قالب یک لیست دریافت مینمایید و میتوانید از طریق شماره تلفنهای ثبت شده با مشتریان ارتباط برقرار کنید. سیستم گزارش گیری پنل نوبت دهی جهت مشاهده بازخوردهای مشتریان کاملا ضروری است.
راهاندازی سیستم نوبت دهی پیامکی
به منظور راهاندازی سیستم نوبت دهی پیامکی کافی است خدمات مربوط به هر پیام را مشخص کنید؛ پس از راهاندازی اولیه سیستم به صورت اتوماتیک و با توجه به پیامهای ارسال شده خدمات مورد نیاز را ارائه میکند. شما میتوانید به منظور رفع تمام دغدغههای خود از بهترین سامانه نوبت دهی پیامکی، یعنی ماژول پیشرفته نوبت دهی آموت استفاده کنید. شرکت پیامک آموت با ارائه یک پنل پیامکی کامل و امکانات متعدد، کار رزرو نوبت یا رسیدگی به مشتریان را راحت کرده و اعتبار کسب و کار شما را چند برابر افزایش میدهد. علاوهبر این میتوانید از کارشناسان ما برای راهاندازی سامانه پیامکی کمک بگیرید و در کوتاهترین زمان ممکن یک سامانه اختصاصی داشته باشید.
سوالات متداول
- آیا سامانه نوبت دهی با پیام کوتاه قابلیت ادغام با سیستمهای آنلاین را نیز دارد؟
بله این سامان به گونهای طراحی شده که با نرمافزارهایی مثل CRM، وردپرس،تقویم دیجیتال، درگاه پرداخت و… نیز ادغام میشود.
- آیا تعداد خدمات سامانه نوبت دهی اس ام اسی محدود است؟
خیر شما میتوانید با توجه به نیاز خود در هر خط اختصاصی خدمات متعددی را تعریف کنید.
- آیا خرید خط اختصاصی برای راه اندازی سامانه نوبت دهی پیامکی ضروری است؟
بله شما باید یک خط اختصاصی داشته باشید تا تمام مشتریان با ارسال پیام به یک شماره مشترک نوبت خود را رزرو کنند.
- آیا امکان ارائه خدمات اختصاصی با پنل پیامکی وجود دارد؟
بله شما میتوانید شمارههایی را در پنل نوبت دهی پیامکی تعریف کنید که میتوانند از برخی خدمات خاص استفاده کنند؛ این امکان خصوصا برای استفاده در باشگاه مشتریان پرکاربرد است.
